Microsoft Dynamics AX в порту: круглосуточная работа на результат

Для портового бизнеса крайне важна бесперебойная работа в режиме 24/7, включая очень сложные и разнообразные приложения в разных областях деятельности, услуг и техники. Поскольку зачастую встречаются ситуации, когда подразделения порта используют различные системы и приложения, консолидация информации становится реальной проблемой.

 Важная предпосылка для внедрения комплексной информационной системы - потребность руководства иметь прозрачную, достоверную информацию о финансовой деятельности порта. В частности, перед финансовой службой постоянно возникают задачи анализа маржинальности и прибыли в разрезе клиентов, поставщиков, видов деятельности, площадок, контроля дебиторской и кредиторской задолженности, проведения анализа финансовых показателей и мониторинга выполнения планов.

В том случае, если порт представляет группу компаний, важно задать единые стандарты учёта, чтобы иметь возможность обоснованно сравнивать деятельность компаний. Кроме того, руководство хочет получать как консолидированную отчётность по группе компаний, так и отдельно по каждой компании.

Дополнительное требование заключается в том, чтобы информация могла быть представлена в аналитических разрезах, актуальных для руководства в процессе принятия управленческих решений.
Очевидно, что с ростом объёма информации вести её на бумаге или в Excel становится невозможно. Схемы расчётов с контрагентами зависят от множества условий, и необходима специализированная система, которая позволит учесть все нюансы. Автоматизация имеет существенное преимущество в том, что исключается влияние человеческого фактора, рабочее время сотрудников высвобождается для решения других задач за счёт передачи системе хорошо алгоритмизированных процессов.

В результате применения множества систем (в том числе нередко – самописных) для решения локальных задач порт не может развиваться целостно и эволюционно с точки зрения информационных технологий, возникает зависимость от поставщиков и разработчиков внедренных систем, невозможно установить, какая из систем содержит достоверную информацию. В результате приходится тратить много времени и усилий на выяснение и сравнение данных из различных информационных систем, чтобы выделить верные и использовать их при принятии управленческих решений.

 Отдельно следует выделить производственную деятельность порта, то есть оказание услуг по перевалке и обработке грузов. Здесь также есть много деталей, которые должны быть учтены при планировании деятельности порта и учёте выполненных работ. Зачастую нормативы, которые применяются, либо устарели, либо не соблюдаются. И, естественно, руководство порта хочет знать, насколько эффективно выполняют свою работу бригады докеров, как соблюдается законодательство в этой сфере и какие дополнительные возможности для оптимизации затрат и процессов можно найти. Если при планировании производственных работ не используется информационная система, то человеческий фактор не поддается контролю и возрастает вероятность сговора, воровства, оказания услуг, которые проходят мимо бухгалтерии порта, а также несоблюдение правил эксплуатации техники.

Важной задачей является планирование работ, причём оно может быть многоуровневым – например, строится сводный месячный график (СМГ), оперативный план-график работы порта (ОПГРП) и сменно-суточный план.

Ещё один вопрос – это расчёт фактических затрат по выполненным работам, включая зарплаты докеров, работу оборудования, сепарацию и т.п., без чего невозможно формирование правильного финансового результата.

Внедрение ERP-системы, такой как Microsoft Dynamics AX , позволяет решить описанные выше задачи и добиться высокого эффекта от внедрения информационной системы в порту.

Будучи универсальной системой, Microsoft Dynamics AX решает достаточно большой круг задач: как общих, так и специализированных, характерных для деятельности именно портовых организаций. Из универсальных задач можно выделить финансовый учет, в том числе бюджетирование, ведение регламентированного (бухгалтерского и налогового) учета. Отдельно могут быть решены специфические задачи по тарификации или выставлению счетов клиентам за оказанные услуги. Блок управления производственной деятельностью может решать задачи планирования работы порта с учетом множества факторов и выдачу наряд-заданий бригадам. Блок по управлению грузами автоматизирует процессы учета и управления размещением грузов на площадках порта.

В зависимости от потребностей заказчика и задач возможно внедрение или полнофункциональной системы, или отдельных модулей. Основные «болячки», которые лечит организация внедрением информационной системы, совпадают с предпосылками внедрения, о которых говорилось выше. Так, например, внедрение блока тарификации помогает управлять дебиторской задолженностью, учёт затрат помогает понять, какие грузы и работы наиболее выгодны порту, как вести ценообразование для клиентов. Детальное планирование и строгий учёт работ помогает снизить расход сепарационных материалов, затраты на работу оборудования, автоматизировать начисление зарплат докерам. Планирование на основании заявок клиентов даёт возможность оценить, хватит ли ресурсов порта на выполнение работ и необходимо ли привлечение дополнительных ресурсов.

Если описывать возможности системы Microsoft Dynamics AX в портах укрупненными блоками, то можно выделить решение следующих функциональных задач:

·        -  ведение финансового учета,

·        -  ведение взаиморасчетов с контрагентами и учета договоров,

·        -  тарификация услуг,

·         - планирование и управление производством.

Порт, с точки зрения внедрения информационной системы, сильно отличается от предприятий других отраслей, и стандартные функциональные возможности ERP-системы едва ли могут решить его задачи. В качестве примера можно привести справочник грузов. С точки зрения деятельности порта, груз обладает определенным набором параметров, которые влияют на дальнейшую работу с ним, - это вид, упаковка, класс опасности и прочее.

С другой стороны, сильно отличается от общепринятых стандартов учет договоров и процесс тарификации по предоставленным услугам. На выставление счета может влиять множество факторов. Во-первых, расчет стоимости определяется видом работ, к примеру, хранение груза, его затарка или растарка, прием груза с железнодорожного транспорта и погрузка на судно или наоборот. Дополнительно при хранении груза необходимо учитывать сроки. К примеру, порт предоставил услуги гарантийного хранения груза по льготной цене на срок до 45 суток, а свыше этого периода стоимость услуги рассчитывается по ставке 0,25 за тонну груза. Цифры абстрактные, но они характеризуют число параметров, которые необходимо учитывать при расчете стоимости оказанных услуг. Во-вторых, на размер счета влияет объем выполненных работ, который зависит от количества обработанного груза. В-третьих, это вид груза в зависимости от параметров, описанных ранее. Надо понимать, что перегрузка цветных металлов, контейнеров и накатных грузов имеют разную тарификацию. Плюс ко всем этим условиям стивидорные компании часто устанавливают отдельные ценовые соглашения для крупных клиентов, которые определяют дополнительные льготные условия при выставлении счета. Естественно, что все эти особенности не могут быть заложены в стандартном решении, и порт нуждается в специализированном решении.

Решение позволяет вести нормативно справочную информацию, необходимую для планирования работ, выполнять собственно планирование работы порта, регистрировать фактические результаты работ и проводить расчёт затрат на ПРР и анализ работ докеров. Поскольку это решение связано с финансовым блоком, то в итоге мы получаем комплексную систему, которая содержит полную, достоверную и своевременную информацию для принятия руководством управленческих решений.

Выбор информационной системы зависит от задач, которые она должна решать. К примеру, можно решить узкую функциональную задачу или внедрить комплексную систему. Больший эффект достигается при использовании единой системы, где все данные и процессы взаимосвязаны, нет дополнительной интеграции данных между различными системами.

Microsoft Dynamics AX позволяет постепенно расширять функциональность проекта. Например, можно начать с самых актуальных задач, таких как тарификация, управление производственной деятельностью, бюджетирование или финансовый учёт, а далее по мере необходимости дополнять внедрение новыми блоками. Так, для портов интересным может быть модуль управления ремонтами (ТОиР), модуль управления персоналом, различные порталы (поставщиков, клиентов, внутрикорпоративный и т.д.). Поэтому необходимо обращать внимание не только на то, что даёт система для сиюминутных потребностей, но и смотреть в будущее.

Если у заказчика работает большое число пользователей, то не все информационные системы могут поддерживать большие объемы. В этих условиях важным параметром для выбора решения будет возможность его масштабирования.

При выборе информационной системы для порта следует обращать внимание на ее возможность поддерживать работу сложных юридических структур и холдингов. Поскольку порт часто является холдингом или группой компаний, каждая из которых занимается своим участком работ, и руководство заинтересовано в получении консолидированной информации по всем юридическим лицам. Также важно, чтобы решение поддерживало российский регламентированный учет. Для порта особенно важно и удобно вести и бухгалтерский, и налоговый учет в одной системе, основываясь на достоверной и актуальной информации о деятельности порта.

http://www.tops.ru/